浅析审计报告的写作方法

 审计学     |     by 思玛特SMTRU     |      2019-08-14

  审计是审计人员依照国家法规、审计原则和会计准则,对被审对象的经营活动、经济效益、遵守财经法纪状况的真实性、合法性和有效性进行审查考量的经济监督活动。审计报告是审计人员根据审计任务完成情况和审计的结果,向授权者或委托者提交的书面报告。市场经济就是法制经济,随着市场经济改革向纵深推进,素有“经济卫士”之称的审计工作日渐重要,审计报告的作用也越来越大。

  一份审计报告质量的高低,既取决于审计人员专业素质、业务能力的强弱,还取决于审计人员写作功力的高下。常有这样的情形:审计人员通过大量繁杂的审计活动发现了被审对象所存在的问题,所进行的审计活动可说卓有成效,但由于写作功力欠佳,对审计报告的特点、写法掌握不好,致使写出来的审计报告质量不高,有的甚至不能清楚表述审计过程,无法准确反映审计活动的成果,这既影响到审计功效的发挥,也损害了审计机关的声誉,实在令人遗憾。

  有感于此,笔者不揣浅陋,对审计报告写作的技法探究一番。

  一、熟悉审计工作程序,理清写作思路

  审计报告是审计之后的报告,审计在先,报告在后,审计活动与写作活动二者密不可分,构成了审计报告写作的两大环节。因此,审计报告的写作不只是个结构写法的问题,还要熟悉审计工作的基本流程:

  其一,整理原始记录。审计工作非常复杂,千头万绪,工作底稿记录的是审计过程中所获得的原始材料。审计材料庞杂零乱,如果不加整理分析,就无法从中发现问题,无法获得审计结果,无法写作审计报告。怎样对审计原始记录进行整理?一般情况下是对审计材料按一定尺度进行分类;或按时间先后对审计材料进行阶段性的划分;或按材料来源进行分类;或按问题性质进行分类。经过分门别类的梳理,庞杂零乱的审计材料方可变得井然有序,同时也为审计报告的写作打下坚实的基础。

  其二,鉴别审计材料。首先,鉴别审计材料的真伪。未经核对,就将失实失真的审计材料写进审计报告危害极大。一是会损害被审单位的声誉。材料失实,把合法经营说成违法经营,把遵纪守法说成违法乱纪,这会给被审单位声誉造成不可挽回的损失。二是会损害审计机关声誉。以失实的审计材料写出的审计报告质量低劣,造成恶劣影响,这既影响审计人员的形象,更会损害审计机关的声誉。因此,写进审计报告的材料,特别是数据性的材料必须反复查证、核实,不可有丝毫的差错。其次,要鉴别审计材料的主次轻重。审计工作获取的审计材料十分繁杂,不可能也没有必要全写进审计报告中,将审计报告变成堆砌材料的大杂烩。这就需要对获取的审计材料进行鉴别,鉴别哪些是能够支撑审计结论的主要材料,哪些是只起辅助作用的次要材料,哪些是与审计结论关系不大应该舍弃的材料。无论鉴别审计材料的真伪,还是鉴别审计材料的轻重,其目的都是为了增强审计结论的可靠性和说服力。

  其三,理清写作思路。审计报告需要如实反映整个审计活动的过程,需要准确反映审计发现的问题,作出审计的结论,需要使用大量的证据材料来阐明审计问题,证明审计结论,需要提出审计的意见和建议,因此,审计报告较之一般的应用文体在内容、结构上更为复杂,更要注意写作上条理清晰,层次分明。关键是要做到“意在笔先”,动笔写作前先理清写作思路,对繁杂的审计材料进行分类整理,对审计问题逐一表述。如果不理清思路就动笔,“脚踩西瓜皮,滑到哪算哪”,审计报告势必乱麻一团,让人如坠云雾,不得要领。因此,动笔之前能否理清写作思路,就成为确保审计报告质量十分关键的一环。

  理清写作思路需要斟酌考虑这样一些问题:背景性材料应如何表述,审计发现的问题应怎样展开,审计结论应怎样概括,审计的意见建议应如何提出;怎样才能突出审计的主要问题,用哪些审计材料、证据能够更有力地支撑审计结论,增强审计报告的说服力。此外还要考虑,整篇审计报告如何开头,如何收尾,主体应该分为几个部分,每个部分写什么,分几个层次来写,每个层次如何做到观点与材料的统一。这些问题想清楚后,拟出详细的写作提纲,把写作思路用文字框架固定下来。理清了写作思路,拟出了写作提纲,写作时方能做到成竹在胸,写起来才能顺顺当当。

  其四,草拟报告初稿。通过审计活动,搜集到各种原始材料、凭据,再对审计材料进行整理、鉴别和分析,发现审计的问题,作出审计结论,理清写作思路,拟好写作提纲,然后便可草拟审计报告的初稿了。此阶段,关键是按一定的结构框架组织安排好材料,确定写作的基调,斟酌推敲恰当的表述方式、语气和措辞。

  二、掌握政策法规,精通审计业务

  审计的政策性很强,要求审计人员有较高的政策水平。审计报告的写作需要遵循“以事实为依据,以法律为准绳”的原则,被审对象有没有违法违纪问题,不能单凭审计人员主观判定,而要在掌握充分事实证据的前提下,以政策法规为准绳对被审对象的行为事实进行考量判断。如果政策法规掌握不准,或理解适用上出现偏差,则不能做出正确的审计结论。

  审计不仅政策性强,其专业性也很强。如果不精通审计、会计业务,在审计活动和审计报告写作中更是寸步难行。从审计的特性看,审计具有较强的针对性,审计者与被审对象客观上存在一定的矛盾,特别是当被审对象存在违法违纪问题的情况下,这种矛盾甚至具有对抗的性质。这种对抗性通常表现为被审对象为了自身利益,会采用做假账等各种手段,施放各种烟幕,极力掩盖违法违纪的真相,逃避审计问题。“魔高一尺,道高一丈”,审计活动越深透,审计报告写作才会越有深度和力度。这就要求审计人员精通审计、会计的业务,练就一双过硬的“火眼金睛”,在与审计对象的博弈中掌握主动权。

  三、客观公正,段首句明确观点

  审计人员进行审计活动是独立进行的,他们处于客观公正的地位,不受被审对象的影响、左右。审计结论就如同法官判案,立场必须公正,评价必须客观。怎样做到公正客观?关键是遵循“以事实为依据,以法律为准绳”的原则,切忌先入为主,轻信盲从。审计当然是以发现问题、揭露问题为主,但也不能戴着有色镜进行审计,鸡蛋里找骨头,没有问题也非挑出问题来不可。要注意消除审计的偏见和成见,既要看到问题,也要看到值得肯定之处,即使是审计出来的问题,也要区分是明知故犯,有意造成,还是粗枝大叶,无意过失。

  审计结束,审计者需要对被审对象进行总结性的评价,作出审计的结论。审计的结论、评价的观点必须鲜明:被审对象有没有问题,有什么样的问题,是违法还是违规,程度有多严重,是什么原因造成的,是主观有意还是无意过失,审计报告中必须明确表述,不可模棱两可,含糊其辞。

  为了做到观点鲜明,表述审计问题时最好先用首括句(每层开头的第一个概括性句子)进行概括,然后再用证据材料具体展开,加以证实。以审计“销售成本和利润计算的问题”为例,段首使用首括句的写法通常有四种情形:

  一是指出了审计涉及哪个方面的问题,如“关于销售成本和利润计算的问题”;二是指出了审计问题的特征,如“扩大销售成本,压低利润”;三是指出了造成审计问题的根源,如“内部控制不严,扩大销售成本”;四是揭示了审计问题的实质,如“有意扩大销售成本,压低利润,偷漏所得税”。第一种写法虽一目了然,但只是指出审计所涉及的问题,却未指出问题的性质,也看不出审计者对问题所持的态度。

  第二种写法指出了审计对象违规行为的特征,较前一种写法进了一步,但仍偏重于就事论事,审计者对问题的态度仍不够明朗,掩盖了偷漏所得税这一问题的实质。第三种写法较第二种写法又进了一步,“内部控制不严”是因,“扩大销售成本”是果,不仅指出了违规行为的特征,而且还揭示了违规行为产生的原因。这种写法虽触及到审计问题产生的根源,但审计者对问题的态度仍不够鲜明,仍掩盖了偷漏所得税这一问题的实质。第四种写法既抓住了审计问题的实质和症结,一语中的,又表明作者对审计问题的鲜明态度,大大增强了审计报告的深度和力度,有因有果有观点,体现了审计的客观公正性。审计报告对审计问题的反映,应尽可能采用第四种表述方法。

  四、表述准确,把握分寸

  审计活动完结后,审计人员需要在审计报告中对被审对象进行综合的评价,作出审计结论,提出审计的意见和建议,这如同法官判案的“判词”,一旦作出就与被审对象的切身权益利害尤关。如属“违纪”则须受法纪处分;如属“违法”则要法办,将面临牢狱之灾了。因此,审计报告在表述审计问题、特别是表述审计结论时务必字斟句酌,准确恰切。此外,措辞分寸感的拿捏也很重要,要掌握好措辞用语的“火候”,所用措辞的轻重与审计问题性质的程度要相称相应,既不可表达不到位,不痛不痒,对违纪的单位、人员不能起到触动、惩戒的作用;也不能表达过火,措辞严厉偏激,甚至挖苦讥讽受审计单位、人员,引起其反感不满。只有表述准确,把握分寸,才能让人口服心服。

  五、内容完整,格式规范

  审计报告具有经济公证的法律效力,其内容必须完整,格式必须规范。一份完整规范的审计报告应该包括以下要素:

  1.标题:由审计事由和文种名称构成,类似公文标题,如《关于××公司财务收支状况的审计报告》。

  2.收件人:审计报告的致送对象,一般是审计事务的委托人。如某公司董事会委托某审计事务所对公司的财务状况进行审计,收件人是“××公司董事会”。内部审计、外部审计委托关系不同,收件人亦有所不同。收件人应用全称,不可简称。

  3.导言:即开头语,一般是概述性的,包括三方面内容。

  一是作一般性交代,交代清楚审计的时间(何时审计)、依据(由谁委托或受谁委派)、对象(对谁审计)、范围(审计何时起至何时止的何种情况)、目的(审计要达到什么目的,了解财务收支情况还是了解经营状况,还是审计财经违纪问题)。

  二是概述被审计单位的基本情况:规模多大,主要经营什么业务,经营状况怎样,是盈利还是亏损等。

  三是概述审计结果,审计发现什么主要问题,或者作出总的审计评价。

  4.审计中查明的问题:具体展开审计发现的主要问题,这是审计报告的主体部分。写作上要求分条列项逐条陈述,先用首括句揭示审计问题的性质,再用审计材料、凭证和数据加以说明。

  5.对审计结果作出评价:与问题部分写法不同的是,问题部分写得比较具体,评价部分则带有综合性,将审计发现的问题上升到财经法纪的高度来认识,帮助人们认清审计问题的实质。评价既可以是肯定性的,也可以是否定性的,无论是肯定性的还是否定性的,都必须实事求是,有根有据,做到以理服人。

  6.处理意见和建议:这部分写法针对性要强,针对审计发现的问题,根据问题的性质、问题的严重程度,提出处理的意见和建议。

  7.附件:审计报告需要引证的各种佐证材料,账目表、查账记录、各种原始票据的影印件等。

  8.落款:签署受托方审计机构的名称,审计人员的签名盖章,审计报告完成的具体日期。

【来源:思玛特SMTRU

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